Zásady ochrany osobních údajů ISC 

1. Úvod a definice 

Zásady ochrany osobních údajů ISC jsou pravidelně revidovány a aktualizovány. Poslední aktualizace proběhla 24. června 2024. 

„Osobní údaje“ v těchto zásadách znamenají jakékoli informace, které se vás týkají a které vás mohou přímo nebo nepřímo identifikovat, jako je jméno a kontaktní údaje, životopisné údaje nebo informace o vaší odbornosti.  

„Vy“ označuje přímého uživatele nebo jakoukoli jinou osobu, jejímž jménem uživatel používá služby ISC, včetně, ale nikoli výhradně, webových stránek ISC, a poskytuje osobní údaje. 

Pro účely těchto zásad se AI (umělá inteligence) široce používá tak, aby zahrnovala jakoukoli strojově založenou technologii, která se opírá o velké soubory dat pro generování výstupů napodobujících lidskou inteligenci. To zahrnuje mimo jiné velké jazykové modely (LLM) a zásuvné moduly s podporou AI.    

2. Údaje, které shromažďujeme a jak je používáme 

A. Údaje o používání webových stránek

Údaje o používání se shromažďují automaticky od uživatelů webu ISC (https://council.science), které nám pomohou analyzovat a zlepšovat naše služby.   

Údaje o používání mohou zahrnovat informace, jako je adresa internetového protokolu vašeho zařízení (např. IP adresa), typ prohlížeče, verze prohlížeče, stránky webu, které navštěvujete, čas a datum vaší návštěvy, čas strávený na těchto stránkách, jedinečné zařízení identifikátory a další diagnostická data. 

Když přistupujete na web z mobilního zařízení nebo prostřednictvím mobilního zařízení, můžeme automaticky shromažďovat určité informace, včetně, ale bez omezení, typu zařízení, které používáte, vašeho operačního systému a prohlížeče, široké polohy a dalších diagnostických údajů. 

K monitorování a analýze používání našich webových stránek můžeme využívat poskytovatele služeb třetích stran. 

b. Jiné typy údajů, které shromažďujeme 

Shromažďujeme údaje o našich členských organizacích, včetně kontaktních údajů členských styčných osob a historie významných interakcí s Členem, včetně finančních transakcí. Tyto údaje uchováváme pro administrativní, právní a komunikační účely a pravidelně je aktualizujeme.  

Shromažďujeme údaje o nominovaných a kandidátech pro různé typy výběrových řízení, včetně členství v řídících orgánech a výborech, stipendia ISC, seznamy expertů, ať už se sami jmenovali, nominovali jiní nebo přímo pozvali ISC. Osobní údaje shromažďujeme také prostřednictvím náborových procesů. 

Pokud uspějete v jakémkoli výběrovém řízení nebo přijmete pozvání sloužit ISC v určité funkci, možná budeme muset požádat o další osobní údaje a můžeme s vaším výslovným souhlasem zveřejnit některé vaše osobní údaje na webových stránkách ISC. Členové správní rady jsou podle francouzských zákonů povinni poskytnout konkrétní osobní údaje.  

Shromažďujeme osobní údaje od přispěvatelů do našich průzkumů, hovorů, aktivit a výstupů a od registrujících se a účastníků osobních a online setkání, abychom mohli poskytovat naše služby, sledovat a zlepšovat jejich kvalitu a uznávat příspěvky. Můžeme zveřejnit seznam přispěvatelů nebo účastníků jakéhokoli projektu nebo setkání ISC ve zprávě nebo jiném výstupu bez kontaktních údajů.  

Osobní údaje používáme k zasílání newsletterů, aktualizací, pozvánek a dalších informací, které mohou být pro naše uživatele profesionální. Můžete se odhlásit z přijímání těchto sdělení pomocí odkazu „odhlásit odběr“ nebo pokynů uvedených v jakémkoli e-mailu, který zašleme. 

Shromažďujeme údaje o našich partnerech a o našich skutečných nebo potenciálních sponzorech a dárcích, včetně kontaktních údajů styčných osob a historie významných interakcí mezi ISC a organizací, včetně finančních transakcí. 

Údaje o odbornících v oblastech naší činnosti shromažďujeme za účelem vytvoření databáze odborníků, kteří by mohli mít zájem o zapojení do naší práce. Tyto sestávají z veřejně dostupných údajů a budou použity pouze k tomu, abychom vás kontaktovali z profesionálních důvodů.  

Shromažďujeme údaje o našich poskytovatelích služeb za účelem správy našich servisních smluv.  

Pokud máte nárok na náhradu výdajů podle cestovní politiky ISC, budeme od vás shromažďovat osobní údaje, které nám umožní zpracovat platbu, včetně vašeho jména, adresy a údajů o bankovním účtu.  

Veškeré informace, které poskytnete a které se týkají pohlaví, věku, zdravotního postižení, etnického původu nebo národnosti, budou použity pouze pro účely sledování a podpory rozmanitosti a rovnosti a budou uchovávány důvěrně.  

Údaje, které shromažďujeme o našich členech, partnerech, sponzorech, dárcích a jednotlivcích, jsou uloženy v našem CRM, Salesforce, prostřednictvím webových formulářů v systému pro správu obsahu našeho webu a v Office 365.  

Nebude docházet k žádnému automatizovanému rozhodování na základě informací, které shromažďujeme prostřednictvím našich online služeb.  

3. Zvukový a obrazový záznam 

Naše akce dokumentujeme fotografiemi a filmem a často zaznamenáváme naše online schůzky, abychom sledovali naše oprávněné zájmy.  

Účastníci osobních akcí budou předem upozorněni, že mohou být zachyceni na fotografii nebo filmu a že mají právo odmítnout použití obrázku nebo filmu, pokud jsou jasně viditelné na jakékoli fotografii nebo filmu.  

Můžeme použít obrázky a nahrávky k propagaci akcí a aktivit ISC, včetně na webových stránkách a na stránkách ISC sociálních médií, v propagačních materiálech a médiích, e-mailovém marketingu a kampaních a ve zprávách o práci ISC.  

Můžeme sdílet obrázky nebo nahrávky s partnery v rámci akce nebo aktivity.  

Můžeme používat technologie AI k analýze zvukových a vizuálních nahrávek, abychom zlepšili naše chápání účasti na online událostech a zapojení nebo abychom vytvořili souhrn schůzek (pomocí programů jako Otter.ai), se souhlasem účastníků. 

4. Sociální média 

Naše online služba obsahuje odkazy nebo pluginy na sociální sítě, mimo jiné na Facebook, LinkedIn, X (dříve Twitter), Instagram, Mailchimp, YouTube a Threads. Tyto zásady ochrany osobních údajů se nevztahují na stránky/profily ISC na těchto platformách. Přečtěte si prosím příslušné Zásady ochrany osobních údajů každého z poskytovatelů. 

5. Uchovávání informací 

Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze tak dlouho, jak je to nezbytné pro účely, pro které jsme je shromáždili, nebo po dobu, kdy předpokládáme, že následná komunikace může být nezbytná nebo žádoucí. Vaše osobní údaje budeme uchovávat a používat v rozsahu nezbytném pro poskytování našich služeb, provádění našich smluv a zásad, dodržování našich zákonných povinností a řešení případných sporů. 

Údaje o používání budeme uchovávat také pro účely interní analýzy. Údaje o používání jsou obecně uchovávány po kratší dobu, s výjimkou případů, kdy se tyto údaje používají k posílení zabezpečení nebo ke zlepšení funkčnosti naší služby, nebo jsme ze zákona povinni uchovávat takové údaje po delší dobu. 

6. Sdílení a zpřístupňování dat 

Vaše osobní údaje nikdy neprodáme ani je nebudeme sdílet za účelem zisku nebo pro reklamní účely. Vaše osobní údaje můžeme sdílet s jinými stranami v následujících situacích: 

• S poskytovateli služeb v souladu s GDPR, abychom mohli poskytovat naše služby a sledovat a analyzovat jejich používání. Poskytovatelé služeb mají přístup k vašim osobním údajům pouze za účelem plnění svých úkolů naším jménem a nesmějí je zveřejňovat ani používat k žádnému jinému účelu. 
• V rámci výběrového řízení s externími recenzenty nebo členy výběrové komise, kteří se zavázali k důvěrnosti a diskrétnosti.  
• S našimi přidruženými společnostmi nebo partnery, včetně regionálních kontaktních míst ISC, v rámci společných aktivit, v takovém případě budeme od těchto přidružených společností vyžadovat, aby dodržovaly tyto zásady ochrany osobních údajů. 
• Pokud se ISC účastní procesu fúze, mohou být vaše osobní údaje přeneseny. Než budou vaše osobní údaje přeneseny a budou podléhat jiným Zásadám ochrany osobních údajů, upozorníme vás. 
• Vyžaduje-li to zákon nebo v reakci na oprávněné žádosti orgánů veřejné moci (např. soudu nebo vládní agentury). 
• V dobré víře, že taková akce je nezbytná, aby: 
  • Dodržujte zákonnou povinnost 
  • Chránit a bránit práva a majetek ISC 
  • Předcházet nebo vyšetřovat možné protiprávní jednání v souvislosti se službami 
  • Chraňte osobní bezpečnost uživatelů služeb nebo veřejnosti 
  • Chraňte se před právní odpovědností. 

7. Právní základ pro zpracování osobních údajů podle GDPR 

V souladu s GDPR zpracováváme osobní údaje za následujících podmínek: 

• Pokud jste udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden nebo více konkrétních účelů. 
• Když je to nezbytné pro plnění smlouvy s vámi a/nebo pro jakékoli její předsmluvní závazky. 
• Když je to nezbytné pro splnění právní povinnosti, které ISC podléhá. 
• Když je to nezbytné k ochraně vašich životně důležitých zájmů nebo zájmů jiné fyzické osoby. 
• Pokud souvisí s úkolem, který je vykonáván ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci svěřené ISC. 
• Když je to nezbytné pro účely oprávněných zájmů sledovaných ISC. 

V každém případě ISC rád pomůže objasnit konkrétní právní základ, který se na zpracování vztahuje, a zejména, zda je poskytnutí Osobních údajů zákonným nebo smluvním požadavkem nebo požadavkem nezbytným k uzavření smlouvy. 

8. Vaše práva a volby  

ISC se zavazuje respektovat důvěrnost vašich osobních údajů a zaručit, že budete moci uplatnit svá práva. 

Podle těchto Zásad ochrany osobních údajů a podle zákona, pokud se nacházíte v EU, máte právo: 

• Přístup, aktualizace nebo odstranění informací, které o vás máme.  
• Požádat o opravu Osobních údajů, které pro vás uchováváme.
• Vznést námitku proti zpracování vašich Osobních údajů. Toto právo existuje tam, kde se spoléháme na oprávněný zájem jako právní základ pro naše zpracování a pokud existuje něco ohledně vaší konkrétní situace, která vás nutí vznést námitku proti našemu zpracování vašich osobních údajů z tohoto důvodu.  
• Požádat o předání vašich Osobních údajů vám nebo třetí straně, kterou jste si vybrali, ve strukturovaném, běžně používaném, strojově čitelném formátu. Vezměte prosím na vědomí, že toto právo se vztahuje pouze na automatizované informace, k jejichž použití jste nám původně poskytli souhlas nebo kde jsme tyto informace použili k plnění smlouvy s vámi. 
• Odeberte svůj souhlas. Pokud svůj souhlas odvoláte, možná vám nebudeme moci poskytnout některé části nebo všechny naše služby. 

9. Uplatnění vašich práv na ochranu osobních údajů GDPR 

Svá práva na přístup, opravu, zrušení a námitku můžete uplatnit tím, že nás kontaktujete. Pokusíme se vám odpovědět co nejdříve. Vezměte prosím na vědomí, že vás můžeme požádat, abyste ověřili svou totožnost, než takové žádosti vyřídíme.  

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů na naše shromažďování a používání vašich osobních údajů. Pro více informací, pokud se nacházíte v Evropském hospodářském prostoru (EHP), kontaktujte prosím místní úřad pro ochranu osobních údajů. 

10. Zabezpečení dat  

Zabezpečení vašich osobních údajů je pro nás důležité, ale žádný způsob přenosu přes internet ani způsob elektronického ukládání není 100% bezpečný. I když se snažíme používat komerčně přijatelné prostředky k ochraně vašich osobních údajů, pomocí dvoufázových bezpečných autentizačních procesů nemůžeme zaručit jejich absolutní bezpečnost. 

Naše služba může obsahovat odkazy na jiné webové stránky, které neprovozujeme. Pokud kliknete na odkaz třetí strany, budete přesměrováni na stránky této třetí strany. Důrazně vám doporučujeme, abyste si prostudovali Zásady ochrany osobních údajů každé stránky, kterou navštívíte. 

Nemáme žádnou kontrolu nad a nepřebíráme žádnou odpovědnost za obsah, zásady ochrany osobních údajů nebo praktiky jiných webů nebo služeb třetích stran. 

11. Mezinárodní přenos dat 

Vaše údaje, včetně osobních údajů, jsou zpracovávány v kancelářích ISC a na jakýchkoli dalších místech, kde se nacházejí strany zúčastněné na zpracování. Znamená to, že tato data mohou být přenášena – a udržována na – počítačích umístěných mimo vaši místní jurisdikci, kde se zákony na ochranu dat mohou lišit od zákonů ve vaší jurisdikci. 

Váš souhlas s těmito zásadami ochrany osobních údajů následovaný odesláním údajů představuje váš souhlas s tímto přenosem. 

Učiníme veškeré přiměřené kroky, abychom zajistili, že s vašimi údaji bude nakládáno bezpečně a v souladu s těmito Zásadami ochrany osobních údajů a GDPR a že nedojde k žádnému přenosu vašich osobních údajů do organizace nebo země, pokud nebudou zavedeny kontroly v souladu s GDPR. pro bezpečnost vašich dat. 

12. Kontaktujte nás  

Máte-li jakékoli dotazy týkající se těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo chcete uplatnit svá práva týkající se vašich osobních údajů, můžete kontaktovat našeho pověřence pro ochranu osobních údajů e-mailem na adrese [chráněno e-mailem].