Před úhledně uspořádanou knihovnou ve své kanceláři v Barceloně vzpomíná Cecilia Delgado-Molina, výkonná tajemnice Mezinárodní sociologické asociace (ISA), na nezapomenutelný zážitek, který se odehrál na druhé straně světa během prvního roku po nástupu do funkce.
„Nakonec jsme platili za prázdné místnosti. Protože lidé cestovali na velké vzdálenosti kvůli osobním setkáním, nedostavili se na hybridní setkání vedená řečníky prostřednictvím obrazovky na místě.“
Cecilia odkazuje na hybridní konferenci konanou v roce 2023 v Austrálii, což je experiment ISA s hybridním přístupem. „Po té konferenci jsme cítili naléhavěji než kdy jindy, že ISA potřebuje zásadní změnu.“
Cesta vpřed byla skličující. ISA byla založena v roce 1949 a její metody se zdály být stejně pevně zakořeněny ve 20. století. V roce 2023 však ISA pod vedením prezidenta a výkonného výboru začala uvažovat o transformaci, která je digitální, ano, ale také kulturní. Vzniklo vědomí, že je třeba přehodnotit myšlení každého z nás.
Cecilia je mexická socioložka, jejíž kariéra je dlouhodobě protkána s globálními výzkumnými sítěmi ISA. Vede sekretariát asociace, specializovaný tým, který se věnuje podpoře poslání a aktivit ISA. Sekretariát byl pověřen realizací vize digitální transformace, která zahrnuje: podporu digitálně propojené komunity, zlepšování služeb pro členy a podporu globálních výzkumných sítí ISA. Konečným cílem je rozvíjet asociaci s udržitelnými digitálními strategiemi zaměřenými na uživatele, které odrážejí závazek k inkluzivitě, přístupnosti a globální spolupráci.
První krok sekretariátu byl rozhodující: papírové archivy ISA musely pryč! V roce 2024 asociace pozastavila archivaci papírových materiálů a všechny nové materiály jsou nyní uloženy na jejich vlastním online členském portálu. Po třech intenzivních měsících migrace tento portál přinesl členům snadnější obnovení členství, platby v reálném čase a digitální zdroje přímo do rukou.
Byl to dobrý začátek, ale Cecilia věděla, že skutečnou zkouškou digitální vyspělosti ISA bude přehodnocení toho, jak členové spolupracují, učí se a navazují kontakty s asociací.
Když Projekt Digitální cesty ISC nabídla 11 členům ISC absolvování cíleného koučinku v oblasti digitální transformace, Cecilia se této příležitosti chopila. Naléhavým úkolem ISA bylo navrhnout plně online sympozium pro rok 2026. Cecilia si byla vědoma toho, že předchozí experimenty nefungovaly, jako například dříve zmíněná hybridní konference, která působila dojmem, že se dva světy špatně srážejí. Pro ISA by plně online sympozium umožnilo větší zastoupení z regionů s globální většinou.
Konkrétní podpora, kterou Cecilia a její tým od účastníků hledali, spočívala v posílení sebevědomí pro pokračování v hledání vhodných technických partnerů pro toto plně online sympozium. Potřebovali pomoc s vytvořením žádosti o návrh (RfP).
Během tří sezení se specializovaným koučem byly ambice ISA koncipovány do podoby žádosti o účast (RFP), která slibuje propojenější a angažovanější digitální setkání. Kouč ISA pomohl týmu převést složité technické potřeby do jasných požadavků. Do června 2025 RFP byla zveřejněna a přilákala návrhy od technologických partnerů z celého světa.
Sekretariát s ohledem na budoucnost vnímá online sympozium v roce 2026 jako dosud nejvýznamnější krok ISA. Jejich vize je přesvědčivě inkluzivní: „Očekáváme větší rozmanitost, zejména z regionů, které jsou obvykle nedostatečně zastoupeny. To otevře účast i akademikům, kteří si nemohou dovolit cestovat kvůli klimatu, nákladům nebo zdravotním problémům.“
Společná fotografie prezidenta ISA Geoffreyho Pleyerse, výkonné tajemnice ISA Cecilie Delgado-Molinové, zaměstnanců sekretariátu ISA a místních dobrovolníků na 5. fóru sociologie ISA v Rabatu v Maroku (2025). Zdroj: © Mezinárodní sociologická asociace.
Právě při práci na výzvě k účasti (RFP) se objevilo i něco nečekaného. „Nejdřív jsme si mysleli, že jen zjišťujeme, jakou platformu si vybrat,“ Říká Cecílie. „Ale to, co se objevilo, bylo mnohem větší – jasná a strukturovaná sada nástrojů, která by mohla pomoci podobné organizaci čelící stejné digitální nejistotě.“
Plánování vaší online konference
Tento blog představuje podrobného průvodce, který má pomoci vědeckým organizacím plánovat a pořádat efektivní online konference. Nabízí praktický způsob, jak promyslet každou fázi pořádání digitální nebo hybridní akce – od definování cíle, přes zapojení účastníků, až po následné zachycení odkazu.
Výsledná sada nástrojů nabízí přímočarý plán pro pořádání inkluzivních online akcí. Zaprvé vyžaduje jasnost: Proč pořádat konferenci? Jak vypadá skutečný úspěch? Dále se pozornost obrací k účastníkům, kteří by se mohli zúčastnit: Kdo vlastně jsou? To platí zejména pro rozmanité globální publikum, protože jejich umístění, jazyky a bariéry musí formovat to, co se vytváří.
Pak přicházejí na řadu praktické aspekty. Výběr správné platformy, návrh formátů setkání, které odpovídají potřebám členů, a promyšlené vytvoření prostor pro skutečnou interakci. Cecilia s charakteristickou otevřeností uznává: „Jsme sociologové, ale i my jsme potřebovali připomenout, že skutečná interakce se neděje jen tak. Musíte pro ni záměrně vytvářet podmínky.“
Klíčovým, často přehlíženým krokem je poslední pilíř sady nástrojů, měření a odkaz. Co fungovalo a co ne? Jak se z toho poučíme a zlepšíme se pro příště?
Výsledkem je strukturovaný přístup k plánování konferencí, vycházející z reality ISA, který mohou snadno přizpůsobit i jiné vědecké organizace po celém světě.
Ale možná nejhlubším ponaučením, které si Cecilia z této cesty odnesla, byla myšlenka, že změna se provádí neustále. Povzbuzuje svůj tým, aby každé rozhodnutí vnímal jako malý experiment, vedený otázkami jako: Funguje to pro naše členy? Pokud ne, jak se můžeme přizpůsobit? Tým tento přístup a přístup přenesl do projektu přestavby webových stránek, pro který v současné době vybírá dodavatele. Doufá, že změna pohledu na členy jako primární uživatele nástrojů se stane hlavní zásadou, která je integrována do rozhodování.
Cesta sekretariátu se posunula od naděje na zaplnění prázdných konferenčních místností k aktivnímu zaměření se na skutečné lidské potřeby členů ISA a komunit, kterým slouží. S pokračujícím rozvojem svého digitálního ekosystému ISA s sebou nese obnovený smysl a příslib: žádný sociolog nezůstane pozadu.
Obrázek: Světový kongres sociologie Hybrid ISA, Melbourne, Austrálie, 2023. Zdroj: © Mezinárodní sociologická asociace.
Přečtěte si více o vědeckých organizacích v digitálním věku 
Přečtěte si více o budoucnosti vědeckých systémů 
Přečtěte si více o Centru pro budoucnost vědy 
Přečtěte si více o přístupu k budování digitálních cest zaměřeném na lidi 
Přečtěte si více o nástroji pro plánování online nebo hybridní konference 
Přečtěte si více o nástroji pro zlepšení uživatelské zkušenosti ve vědecké organizaci 